Beratungsdokumentation nach §18 ImmVermV – Pflichten für Immobiliardarlehensvermittler (§34i GewO)

Für Immobiliardarlehensvermittler mit Erlaubnis nach §34i GewO gilt eine eigene Dokumentationspflicht: §18 der Immobiliardarlehensvermittlerverordnung (ImmVermV) verlangt, dass jede Beratung zu einem Immobiliar-Verbraucherdarlehen nachvollziehbar festgehalten wird. Wer Baufinanzierungen vermittelt, sollte die Anforderungen genau kennen — denn die Aufsicht prüft, und im Streitfall zählt nur, was schriftlich vorliegt.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht trifft alle gewerblichen Vermittler und Berater von Immobiliar-Verbraucherdarlehen — klassisch: die Baufinanzierungsberatung. Ob Einzelmakler, Finanzvertrieb oder angebundener Vermittler: Sobald eine Erlaubnis nach §34i GewO vorliegt und beraten wird, muss dokumentiert werden.

Was muss die Dokumentation enthalten?

Inhaltlich orientiert sich eine saubere Beratungsdokumentation an der Beratung selbst. Zu den Kernpunkten gehören:

• Finanzierungswunsch und -zweck (Kauf, Bau, Anschlussfinanzierung, Modernisierung)
• Objekt- und Vorhabensdaten, soweit relevant
• Persönliche und wirtschaftliche Verhältnisse des Darlehensnehmers (Einkommen, Eigenkapital, bestehende Verpflichtungen)
• Geprüfte Finanzierungsvarianten und deren Konditionen
• Die Empfehlung mit nachvollziehbarer Begründung — etwa zu Zinsbindung, Tilgungssatz, Sondertilgungsrechten oder Förderdarlehen (z. B. KfW)
• Risikohinweise, etwa zum Zinsänderungsrisiko am Ende der Sollzinsbindung

Unterschied zu §61 VVG

Viele Vermittler kennen die Dokumentationspflicht aus dem Versicherungsbereich (§61/§62 VVG). Die Logik ist ähnlich — Wünsche ermitteln, beraten, begründen, dokumentieren —, aber die Inhalte unterscheiden sich deutlich: Bei der Baufinanzierung stehen Objektdaten, Kapitaldienstfähigkeit und Konditionsvergleich im Mittelpunkt. Wer beide Sparten bedient (§34d und §34i GewO), braucht deshalb zwei unterschiedliche Protokoll-Strukturen.

Aufbewahrung und Form

Die Dokumentation muss dem Kunden vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellt werden und ist dauerhaft aufzubewahren. Textform genügt — entscheidend sind Vollständigkeit, Verständlichkeit und der zeitliche Zusammenhang zur Beratung. Nachträglich rekonstruierte Protokolle sind ein erhebliches Haftungsrisiko.

Automatisierung: ein Protokoll pro Gespräch, ohne Nacharbeit

Gerade Baufinanzierungsgespräche sind lang und detailreich — die Nacharbeit entsprechend aufwendig. ProtokollAI unterstützt beide Rechtsrahmen: Das Beratungsgespräch wird online (Zoom, Teams, Google Meet) oder vor Ort per Handy aufgenommen, KI-gestützt transkribiert und automatisch in die passende Struktur überführt — §61 VVG für Versicherungen, §18 ImmVermV für Immobiliardarlehen. Sie prüfen, ergänzen bei Bedarf und stellen das PDF dem Kunden zu, auf Wunsch mit digitaler Unterschrift.

Fazit

§18 ImmVermV ist kein Papiertiger: Die Dokumentation entscheidet über Prüfungssicherheit und Haftung. Mit automatisierter Protokollierung wird aus der Pflicht ein Qualitätsmerkmal Ihrer Beratung — kostenlos testen.